Центр подготовки руководителей цифровой трансформации ВШГУ РАНХиГС опубликовал рекомендации для госслужащих, работающих в режиме удаленного доступа. Рекомендации были подготовлены в соответствии поручениями заместителя Председателя Правительства РФ Дмитрия Чернышенко. Документ включает пошаговые инструкции и рекомендации по организации работы для руководителей, сотрудников и команд, которые в настоящий момент контактируют только онлайн.

«Изменения затронули почти все организации, технологии, процессы и инструменты управления, но больше всего – самих людей, у которых одновременно вырос объем работы, уровень стресса и неуверенность в завтрашнем дне. При этом требования к сотрудникам возросли, – комментирует академический директор Центра подготовки руководителей цифровой трансформации Мария Шклярук. – Можно сказать, что речь идет о срочной и вынужденной цифровой трансформации, и готовность органов государственной власти к работе в новых условиях оказалась неравномерной. При этом госорганы должны оперативно реагировать на изменения ситуации в условиях кризиса, готовить решения, которые потребуются и после окончания режима удаленной работы. При составлении рекомендаций мы учли основные вызовы как на уровне отдельного специалиста, так и на уровне команды, руководителя и органа власти в целом».

Разделы документа посвящены как адаптации людей к новым условиям работы, так и вопросам организации работы команд и руководителей, которые управляют изменениями в организации – например, внедряют практики проектного управления, запускают новые проекты, меняют внутренние процессы. По мнению Марии Шклярук, работа в удаленном режиме позволит многим организациям выявить процессы и задачи, которые можно оптимизировать. Кроме того, сегодня происходит развертывание новых цифровых инструментов, ускоряются процессы принятия решений, взаимодействие с гражданами и организациями. Полученный опыт ведомства смогут использовать после окончания режима самоизоляции, переходя к более высокой стадии цифровой зрелости.

Для подготовки рекомендаций исследователи Центра провели опрос среди руководителей и заместителей руководителей федеральных и региональных органов исполнительной власти о практике организации перехода и управлении в условиях удаленной работы. Своим опытом поделились как функциональные руководители ФОИВ, которые уже получили и обобщили опыт такого перехода, так и руководители проектных команд, команд разработки продуктов, которые уже давно работают в режиме территориально распределенной команды. Руководители описали основные организационные и технические сложности, а также мотивационные, коммуникационные и психологические проблемы сотрудников, связанные, в частности, с тем, что рабочий день стал «размытым», процессы изменились, рабочее место необходимо организовать себе самостоятельно, а многие решения в условиях изоляции приходится принимать под личную ответственность.

При составлении рекомендаций был учтен успешный опыт ряда организаций, в том числе опыт перехода Счетной палаты Российской Федерации в режим удаленной работы.

«Штатный режим работы Счетной палаты практически не предусматривал удаленную работу: бóльшая часть наших сотрудников много работает на объектах, взаимодействует с людьми, ― комментирует директор по развитию человеческого капитала Счетной палаты Алексей Суханов. ― Тем не менее мы оказались неплохо готовы к новой модели работы, сумев реализовать переход к ней за две-три недели. Сложившаяся ситуация, конечно, потребовала мобилизации всех ресурсов и максимального напряжения людей. И считаю, что команда Счетной палаты сработала на “отлично”, как в части развертывания необходимой инфраструктуры, настройки оборудования и доступов, так и в адаптации рабочих процессов и способов взаимодействия под новую реальность».

По мнению Алексея Суханова, вынужденный переход к удаленной работе создаст возможности для быстрого внедрения инструментов коллективной работы и дебюрократизации: например, организациям придется перейти на электронный документооборот, изменить практику проведения длинных совещаний. Удаленная работа также требует от государственных служащих массового освоения цифровой грамотности и лучшего освоения как базовых цифровых навыков, так и навыков управления временем, распределения задач, приоритезации.

Помимо организационных вопросов, слабым звеном при переходе на удаленную работу становится информационная безопасность организации. Когда сотрудники организации пользуются служебной техникой, то в организации без проблем соблюдаются политики и правила информационной безопасности. Однако если сотрудники начинают работать на своих устройствах, периметр безопасности организации уже не так защищен, как обычно, и это требует новых мер безопасности. По мнению авторов рекомендаций для госслужащих, одним из возможных вариантов может быть соглашение с сотрудником о том, что в период кризисной ситуации он полностью отдает управление своим личным устройством в руки администраторов организации, в том числе администраторам по безопасности. Допустимы и более мягкие меры в зависимости от рисков компрометации ценных сведений на каждом конкретном устройстве.

Полная версия рекомендаций опубликована на сайте Центра и будет обновляться по мере появления новых практик и знаний.